¿Cómo facilitar el trabajo remoto de los colaboradores en época de cuarentena?
El trabajo remoto es una modalidad que, con la crisis sanitaria que estamos viviendo, cobró más relevancia que nunca para las empresas, lo que ha generado una nueva gama de posibilidades para la forma en cómo se labora y se estructura una organización. De esta manera es como las compañías están aprovechando los recursos que facilitan las herramientas en línea para disminuir costos y aumentar la productividad y efectividad de los empleados.
De acuerdo con la Coparmex, tan sólo en la Ciudad de México el trabajo a distancia ha incrementado en 28% la productividad de las compañías. Por otro lado, un estudio realizado por Microsoft, en el cual participaron 3 mil 600 empleados de 36 ciudades, el 41% de los entrevistados se manifestaron satisfechos con el trabajo remoto y 15% desearían que se incorporara en su empresa.
“Una de las herramientas que más puede facilitar el trabajo remoto es el cómputo en la nube, ya que no sólo sirve para ahorrar en costos, sino también tiene una serie de ventajas para cualquier empresa, siempre y cuando sea implementado correctamente, tales como una mayor colaboración entre los trabajadores y aceleración de los procesos de trabajo, generando así valor en la empresa”, comenta Gustavo Parés, director general de la empresa mexicana especializada en Inteligencia Artificial, NDS Cognitive Labs.
A pesar de estas ventajas, el trabajo remoto es algo que aún le preocupa a los líderes de las organizaciones, ya que piensan que esta modalidad puede reducir la producción y comunicación del personal, o que pueda ser riesgosa para los datos de la empresa.
Por ello, y con el fin de ofrecer diferentes alternativas para mejorar el trabajo a distancia, NDS Cognitive Labs comparte algunos consejos:
Facilitar acceso a la información necesaria para laborar adecuadamente
Para poder trabajar de una manera rápida y efectiva, es necesario que todos los empleados tengan acceso a la información que necesitan para poder desarrollar sus actividades de forma correcta. Es decir, deben tener el mismo nivel de acceso a los archivos, informes y proyectos que tendrían en su oficina.
Para lograr esto, la información empresarial necesaria debe estar alojada en la nube para que los colaboradores puedan acceder a ella desde cualquier lugar y en cualquier momento, pues de lo contrario se entorpecen los flujos de trabajo. Existen diversos servicios de almacenamiento que pueden facilitar el trabajo como Google Drive, Dropbox, iCloud o OneDrive, todos y cada uno con diferente capacidad de almacenamiento gratuito y planes mucho más robustos con sus respectivos costos.
Comunicación y colaboración
El home office requiere utilizar diferentes herramientas para que los colaboradores puedan realizar sus tareas sin poner en riesgo la comunicación del equipo o el nivel de colaboración.
Existe una gran variedad de aplicaciones que se pueden utilizar desde cualquier computadora o dispositivo móvil que ayuda a tener un nivel óptimo de comunicación y colaboración. Entre las más populares, en temas de visualización y comunicación, se encuentran Skype, Microsoft Teams, Zoom o Google Meet. Con ellas se pueden realizar videollamadas en grupo que facilitan la interacción entre todos los interesados.
Asimismo, las aplicaciones de Google como Google Docs, Google Slides y Google Sheets, y aplicaciones de Microsoft Office como PowerPoint o Word, las cuales permiten crear y compartir documentos a través de un enlace para facilitar la colaboración con los demás compañeros y trabajar sobre el mismo documento.
Información protegida
Es normal que al trabajar desde casa no se cuente con la misma seguridad que se tiene en una oficina, por lo que los trabajadores quedan expuestos a hackers, phishing y otro tipo de ciberataques. Por ello, es importante contar con las herramientas más seguras y los procedimientos recomendados para el acceso y el uso compartido de archivos.
Google Drive, por ejemplo, permite compartir desde cualquier dispositivo los archivos, datos o aplicaciones necesarios para que los trabajadores puedan realizar sus tareas, protegiendo al mismo tiempo la información sensible de la empresa.